Um guia para trabalhar a distância em situações de emergência.

Introdução

O coronavírus (COVID-19) não é bom para o trabalho remoto. Na verdade esse não é um bom momento para ninguém, mas o home office tem sido uma recomendação de segurança adotada por diversas empresas ao redor do mundo.
‍
O trabalho remoto não é a solução para essa crise, mas pode despertar para a noção que conectados em rede temos capacidade para realizar o nosso trabalho de forma profissional sem sair de casa. 
‍
E essa é uma das principais contribuições que cada um de nós pode fazer nesse momento para que todos fiquem bem.
‍
Nós estamos aqui para te ajudar. Neste guia você vai aprender as práticas mais recomendadas para trabalhar em equipe de forma distribuída em uma situação de emergência.
‍
Não adianta apenas mandar as pessoas para casa e instalar aplicativos de troca de mensagens e chamadas por vídeo. Se adotar o trabalho remoto em condições normais já é desafiador, fazer isso do dia para noite diante de uma situação de emergência pode se tornar estressante.
‍
O improviso nos leva a tomar decisões erradas. Para fazer essa transição, você precisa de um plano que contemple o funcionamento da operação, mas principalmente leve em conta o lado humano.

O que evitar nesse momento

As soluções mais simples e intuitivas nem sempre serão o melhor caminho. Antes de saber o que fazer, é importante saber também o que você e sua equipe devem evitar.

Não introduza muitas ferramentas ao mesmo tempo

Aplicativos e serviços web possuem uma curva de aprendizado e de adoção. Quanto mais ferramentas as pessoas precisarem utilizar nesse momento, maior será a complexidade para lidar e a dificuldade de engajamento. Para não ter uma comunicação espalhada em diversos locais diferentes você precisa começar pelo básico. Nós vamos te dar as dicas no capítulo “Como criar seu escritório virtual básico”.

Evite adotar o WhatsApp como central de comunicação

É bem provável que essa seja a primeira iniciativa da sua equipe: criar um grupo e centralizar a comunicação no WhatsApp. Pode parecer contraintuitivo mas a ferramenta estimula o imediatismo. E o imediatismo gera ansiedade. No WhatsApp a informação fica desorganizada e pouco acessível no futuro. Para criar um histórico de conversas organizadas por assuntos é preciso investir na comunicação por texto e assíncrona.

Evite medir o sucesso do trabalho em horas

Saber quantas horas cada um passou sentado em frente ao computador diz muito pouco sobre o que precisamos resolver para chegar do outro lado. Um time remoto precisa trabalhar por objetivos compartilhados, e alinhar as expectativas do que se espera de cada um. Estabelecer esses combinados e acompanhar o progresso do que estamos fazendo é o que realmente vai importar no final do dia.

Não queira controlar a todo momento se as pessoas estão online

A confiança precisa ser a base da relação entre a equipe. Precisamos criar processos para ver o progresso do trabalho, e não as pessoas. A sensação de estar sendo vigiado cria um ambiente de insegurança. Você vai aprender como estipular os combinados no capítulo “A rotina de uma equipe distribuída“.

Não dependa de reuniões e videoconferências para saber o que precisa ser feito

Reuniões têm sua importância, mas podem se tornar uma pedra no sapato, principalmente quando não possuem um objetivo claro. Investir na comunicação assíncrona reduz a necessidade de reuniões e ajuda na tomada de decisões, visibilidade da informação e troca de feedbacks. É essencial garantir que as pessoas têm o que precisam para realizar o trabalho sem precisar ficar acionando umas às outras a todo momento.

Acabe com a sobrecarga de informação

A comunicação já é um dos maiores problemas das organizações, e agora, pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça.Ao adotar o trabalho remoto, a sensação das pessoas de estar perdendo alguma informação se intensifica, junto com a sobrecarga de informação; tanto nas lideranças quanto nos colaboradores.

Uma boa maneira de lidar com isso é diminuir a complexidade da comunicação. Como fazer isso? Estruturando a sua equipe de forma que a comunicação favoreça dois aspectos: velocidade e tomada de decisão. Você pode criar essa estrutura por projetos ou áreas e assim, ter equipes menores, com mais agilidade, flexibilidade e autonomia.

Tome cuidado com o senso de urgência desnecessário

Em uma situação de emergência a dificuldade de lidar com o senso de urgência pode gerar estresse e frustração. O ASAP (“As Soon As Possible”, em português, “O mais cedo possível”) é um dos grandes responsáveis pela interrupções diárias e perda de produtividade. 
‍
Procure utilizar as ferramentas certas, que estimulem uma comunicação mais calma e certamente mais estruturada. Dessa forma, cada pessoa  poderá contribuir à medida que também realizam o seu trabalho mais individual e focado.

Como criar seu escritório virtual básico

Lembre-se que resultados e entregas importam mais do que o horário ou local de trabalho. Crie processos que ajudarão a dar visibilidade ao progresso do trabalho. Você não precisa de muitas ferramentas para isso, mas vale o esforço de utilizar algumas que serão combinadas entre a equipe entendendo que existe um processo de adaptação.

Configure o seu escritório virtual

O dia a dia de uma equipe distribuída acontece no escritório virtual — esse é o lugar onde o time irá se encontrar na nuvem. Funciona da mesma forma que um escritório presencial.

É o espaço onde as pessoas se cumprimentam, trocam informações e discutem sobre projetos. Após escolher a ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão, assim cada responsável por uma tarefa saberá onde falar sobre determinado assunto. 

Exemplos: Basecamp, Twist, Asana, Slack, Monday, Microsoft Teams, Workplace.

Defina a ferramenta de videoconferência

É aquela comunicação que ocorre exatamente ao mesmo tempo. Por exemplo, você realizou uma chamada para um colega e ele irá lhe responder no mesmo intervalo de tempo. Não há delay na comunicação.

Exemplos: Zoom, Hangouts, Skype.

Defina a ferramenta de gestão de tarefas

Para acompanhar o andamento dos projetos é importante ter um espaço para organização das tarefas. Nesse espaço qualquer pessoa tem a visão do status das tarefas, responsáveis e prazos.

Exemplos: Basecamp, Asana, Trello, Flow, Notion, etc.

Defina a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos nas nuvens

Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura.

Exemplos: Google Drive, Dropbox, iCloud, Office 365.
Caso queira saber mais detalhes sobre cada ferramenta, criamos o E-book Montando seu Escritório na Nuvem, um guia de ferramentas para utilizar no trabalho remoto.

O dia a dia de uma equipe distribuída

Presença é sobre a forma como a gente se comporta e esse comportamento faz toda a diferença na equipe. Informe tudo que é necessário se possível antes mesmo de outra pessoa iniciar o seu trabalho. Seja objetivo em todas as suas interações (síncronas ou assíncronas) sobre prazos e pré-requisitos que outras tarefas dependem para que possam acontecer. 

Comunicação assíncrona

É a comunicação não simultânea. Por exemplo, você enviou uma mensagem para alguém do seu time e a resposta será enviada para você em outro momento. Aqui priorizamos a comunicação por texto, mas também podemos usar recursos visuais como imagens, gifs, prints de tela e vídeos.

Exemplos: Ferramentas de escritório nas nuvens com recursos de discussão por tópicos (threads), email, comentários em fóruns.

Videoconferências

Como foi dito, é preciso evitar a dependência de reuniões e videoconferências, em prol do foco e organização das informações.

Mas no dia a dia de trabalho essas serão as oportunidades de maior contato entre as pessoas. Combine encontros virtuais diários com a sua equipe de projeto, e checkpoints de alinhamento com outras equipes semanalmente pode ser uma boa prática.

Antes de começar a falar sobre o trabalho faça um “check-in”. Especialmente em situações como essa, será um momento importante de humanizar o contato da equipe dando a oportunidade para que cada um fale sobre como está se sentindo ou qualquer outro assunto pessoal.

Essas perguntas vão te ajudar a se preparar para que as reuniões online tenham mais significado:

• Qual assunto será tratado?
• Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência?
• Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência?
• Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado?
• O convite foi enviado para todos?
• O link da videoconferência está indicado no convite?

Defina uma ordem de quem vai falar primeiro e instrua a quem não estiver falando para sempre deixar o microfone no mudo. É importante também usar fones de ouvido e deixar sempre a câmera ligada.

O lado humano da comunicação

Ter confiança na equipe é um pré-requisito para começar de uma forma saudável. Em situações de emergência as pessoas estão sob estados emocionais diferentes, e o nosso papel é ter a sensibilidade de criar um ambiente de colaboração e conexão entre a equipe.

O feedback é uma das habilidades mais importantes de comunicação e é uma oportunidade que um time tem de melhorar e ajudar as pessoas. Porém, fornecer feedbacks através de texto, e ainda diante de um cenário de estresse pode ser uma situação delicada.

Sempre leia novamente o que você escreveu antes de clicar em Enviar para garantir que sua mensagem seja clara e transmita o tom pretendido. Se você estiver preocupado com a forma como o seu tom será interpretado, busque recursos adicionais como imagens, vídeos, gif e emojis.

Se for o caso chame para uma videoconferência. Seu colega pode ficar satisfeito com a chance de conversar.

Crie oportunidades de proximidade com as pessoas em nível pessoal. Além de conversar sobre assuntos informais antes e após as reuniões, é uma ótima ideia combinar conversas aleatórias em pares semanalmente. São videoconferências que não possuem agenda definida, as pessoas se juntam em pares para conversar sobre sua vida, família, hobbies e interesses pessoais.
Confira este material do Aprendix.Global para obter dicas essenciais para facilitar e integrar grupos online.

Pare a propagação do coronavírus!

Podemos ajudar a parar a propagação do coronavírus. Conteúdo baseado nas orientações do Ministério da Saúde e NYC Health.

Se proteja, proteja os outros

• Lave as mãos com água e sabão com frequência, pelo menos 20 segundos todas as vezes, ou use um desinfetante para as mãos à base de álcool.
• Ao tossir, cubra o nariz e a boca com um lenço de papel descartável ou cubra com o cotovelo.
• Não toque nos olhos, nariz e boca com as mãos sujas.
• Não cumprimente apertando as mãos, dando abraços e beijos. Em vez disso, acene.
• Mantenha os ambientes bem ventilados.
• Não compartilhe objetos pessoais.
• Monitore sua saúde e sintomas de gripe ou resfriado com mais atenção do que o normal.

Fique em casa se estiver doente

• Fique em casa e chame seu médico se tiver sintomas como tosse, falta de ar, febre, dor de garganta.
• Evite aglomerações se estiver doente.
• Se você não se sentir melhor em 24 a 48 horas, procure atendimento médico.
• Se precisar tirar dúvidas sobre o tema, ligue para o disque saúde 136.

Proteja os mais vulneráveis

• Se você estiver com condições crônicas como doença pulmonar, cardíaca, diabetes, câncer ou com o sistema imunológico enfraquecido, evite encontros e eventos desnecessários.
• Se você possui familiares ou amigos com uma dessas condições, não os visite se estiver doente.

Reduza os encontros em grupo

• Considere trabalhar remotamente.
• Caminhe ou ande de bicicleta para o trabalho, se possível, ao invés de transporte público.
• Se o trem ou ônibus estiver muito cheio, aguarde o próximo.

Compartilhe esse guia dentro da empresa, com seus amigos, nas redes sociais e onde mais achar que essas dicas precisam chegar 🙂
Autoria do conteúdo: Officeless

teste